Projektmanagement von A bis Z – diese Grundlagen sollten Sie kennen

Cegos Integrata Team

Das Projektmanagement ist unverzichtbarer Bestandteil moderner Unternehmensführung. In der heutigen komplexen und dynamischen Geschäftswelt entscheiden strukturierte Abläufe und klare Zielsetzungen maßgeblich über den Erfolg von Projekten. Ob es um die Optimierung von Ressourcen, die Einhaltung von Budgets oder das Einbinden von Stakeholdern geht – ein effektives Projektmanagement kann maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens haben. Gerade aber für Neueinsteiger:innen im Projektmanagement kann sich aufgrund der Vielschichtigkeit und Komplexität der Anfang schwierig gestalten. Angesichts des technologischen Fortschritts und der zunehmenden Komplexität in der Geschäftswelt ist es aber umso bedeutsamer, sich gerade hinsichtlich etwas so Fundamentalen wie dem Projektmanagement auf den neuesten Stand zu bringen und zu halten. Im Folgenden werden die wichtigsten Grundlagen, Phasen und Begrifflichkeiten erklärt, um auch Einsteiger:innen einen einfachen Zugang zum Thema zu ermöglichen.

Grundlagen des Projektmanagements

Um diese Frage klären zu können, muss man sich zunächst die Frage zu stellen, was genau eigentlich unter dem Begriff „Projekt“ zu verstehen ist. Hier gibt es zwei verschiedene Ansätze:

1. PMI (Project Management Institute): Ein Projekt ist ein temporäres Vorhaben, das mit dem Ziel gestartet wird, ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu liefern. „Temporär“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass jedes Projekt einen festgelegten Anfang und ein festgelegtes Ende hat. Die Projektleitung legt die Ziele fest, plant die Aufgaben und delegiert diese. Er kann die Planung basierend auf den ersten Ergebnissen anpassen, ohne das Endziel aus den Augen zu verlieren.
2. PRINCE2-Methode: Ein Projekt ist eine temporäre Organisation, die ins Leben gerufen wird, um ein oder mehrere Projektergebnisse gemäß einem vereinbarten Business Case zu liefern.

Ein Projekt unterliegt dabei drei verschiedenen Parametern:

1. Leistung: Dies bezieht sich auf den Umfang der zu liefernden Ergebnisse, die bestimmten Anforderungen entsprechen müssen.
2. Budget: Ein festgelegter finanzieller sowie technischer Rahmen.
3. Zeit: Jedes Projekt weist einen festgelegten Anfang und ein festgelegtes Ende auf.

In einem Projekt finden sich neben dem oder der Projektleiter:in noch weitere Positionen, die am Projektmanagement selbst beteiligt sind, dabei wichtige Rollen einnehmen und verschiedene Funktionen erfüllen.

• Auftraggeber: Ob intern oder extern, die Person finanziert das Projekt und trifft die endgültige Entscheidung.
• Lenkungsausschuss: Besteht aus Manager:innen der beteiligten Abteilungen. Sie analysieren die Optionen, die der/die Projektleiter:in vorschlägt und genehmigen die Ressourcen.
• Projektteam: Wird in zwei Kreise aufgeteilt; der Kernkreis, der sich regelmäßig trifft, und der erweiterten Kreis, der Expert:innen umfasst, die bei Bedarf konsultiert werden.

Das Projektmanagement vereint unter sich vielerlei Aspekte, die alle gleichermaßen während der Umsetzung eines Projekts berücksichtigt werden müssen. Dies ist Aufgabe der Projektmanager:innen, die für die erfolgreiche Umsetzung verantwortlich sind. Doch um erfolgreich im Projektmanagement agieren zu können, ist es notwendig, sich zunächst mit den Grundlagen zu beschäftigen.

Tools und Methoden im Projektmanagement     

Projektleiter:innen müssen zahlreiche Konzepte, Tools und Methoden beherrschen, um ein Projekt mit dem bestmöglichen Ergebnis abschließen zu können. Die folgenden Punkte können eine erste Orientierungshilfe bieten, um sich einen Überblick über die verschiedenen Aspekte zu verschaffen:

Die SMART-Methode
Hilft bei der klaren Zielformulierung: Ein Ziel muss spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. (Specific-Measureable-Achievable-Realistic-Timely)

Das Projekt-Scoping
Definiert in der Vorprojektphase die Projektziele, Grenzen, Risiken und organisatorische Struktur. Der/Die Projektleiter:in erstellt dies in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern.

Das Aufgabenorganigramm
Strukturiert das Projekt durch die Unterteilung in Arbeitspakete, um die Aufgaben klar zu definieren und zu organisieren.

Die RACI-Matrix
Ein Tool zur Klärung der Rollen im Projekt: Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (beratend), Informed (informiert).

Das Gantt-Diagramm/Die PERT-Methode
Visualisiert die Projektplanung durch Balkendiagramme (Gantt) und ermöglicht die Schätzung der Projektdauer (PERT).

Schätzung der Arbeitslast der Projektleiter:in
Hierfür gibt es drei Methoden: die analoge Methode, aufsteigende Schätzung und Drei-Punkte-Schätzung.

Schätzung des Budgets
Zwei kombinierbare Methoden: analytische und parametrische Methode, ergänzt durch eine Fehlermarge für Unwägbarkeiten.

Steuerung des Projektfortschritts
Der Fortschritt wird anhand des Status, der Auswirkungen auf den Projektabschluss und der notwendigen Korrekturmaßnahmen überwacht.

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Projektmanagement – Klarheit in der Begriffsvielfalt

Damit es nicht zu Misskommunikation innerhalb von Projektteams kommt, ist es wichtig dasselbe Vokabular zu kennen und ein gleiches Verständnis der verschiedenen Begriffe zu haben. Im Folgenden werden dazu die Schlüsselbegriffe hinsichtlich der sechs wichtigsten Aspekte kurz erläutert: Projektmanagement, Beteiligte am Projektmanagement, Phasen und Besprechungen im Projektmanagement sowie Zeit- und Ressourcenmanagement.

Projektmanagement

Projekt
Ein Projekt ist einzigartig, zeitlich begrenzt und bereichsübergreifend, da es verschiedene Berufe und Kompetenzen zusammenführt, um ein spezifisches Ziel zu erreichen.

Agiles Projektmanagement
Agiles Projektmanagement ermöglicht flexible, schrittweise Entwicklungen in kurzen Zeiträumen, wobei Anpassungen an Veränderungen vorgenommen werden; es eignet sich besonders für Projekte mit unabhängigen Komponenten, wie z. B. Website-Entwicklung.

QCD
QCD steht für Quality (Qualität), Cost (Kosten), Delivery (Lieferung). Die Projektergebnisse müssen den Erwartungen entsprechen, die Ressourcen im Budget bleiben und die festgelegten Fristen eingehalten werden.

Steuerung
Die Steuerung stellt sicher, dass durch einen Zyklus aus Überwachen, Warnen, Entscheiden und Handeln auf Risiken reagiert wird, um die Projektziele zu sichern.

Prädiktive Projekte
Prädiktive Projekte planen alle Entwicklungen im Voraus und folgen traditionellen Methoden, im Gegensatz zu agilen Ansätzen, die auf flexible und iterative Prozesse setzen.

Programm
Ein Programm besteht aus mehreren Projekten, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten und erfordert eine:n Programmleiter:in sowie einen spezifischen Lenkungsausschuss.

Beteiligte am Projektmanagement

Auftraggeber
Der Auftraggeber gibt das Projekt in Auftrag und garantiert dessen Wert sowie Beitrag zu den strategischen Zielen der Organisation. Er trifft alle wichtigen Entscheidungen und leitet den Lenkungsausschuss. Die Beziehung zwischen Auftraggeber und Projektleiter:in wird als funktional bezeichnet und erfolgt i.d.R. ohne Zwischeninstanz.

 Projektleiter
Der/Die Projektleiter:in, vom Auftraggeber beauftragt, ist verantwortlich für die Erreichung der QCD-Ziele (Qualität, Kosten,Lieferung) und leitet das Projektteam sowie die Umsetzung des Projekts.

Projektteam
Das Projektteam, unter der funktionalen Leitung der Projektleitung, besteht aus den Verantwortlichen für die Arbeitspakete und trifft sich regelmäßig, um den Fortschritt, das Budget und die Risiken des Projekts zu überwachen.

Projektsteuerung
Die Projektsteuerung besteht aus dem Kunden und dem Eigentümer des Projektergebnisses, der durch den Auftraggeber und den Lenkungsausschuss vertreten wird, mit der Autorität, Änderungen am Projekt vorzunehmen.

Projektumsetzung
Die Projektumsetzung, verantwortlich für die Durchführung des Projekts, ist durch den/die Projektleiter:in und das Team vertreten und verpflichtet sich zur Erfüllung der QCD-Vorgaben.

Stakeholder
Stakeholder sind alle Personen oder Gruppen, die direkt oder indirekt vom Projekt betroffen sind und sollten entsprechend berücksichtigt und einbezogen werden.

Sponsor
Der Sponsor, oft identisch mit dem Auftraggeber, ist für die Finanzierung und Ressourcenvergabe des Projekts verantwortlich. Ein klarer Ansprechpartner für strategische Entscheidungen ist entscheidend.

Phasen und Kernbegriffe des Projekts im Projektmanagement

Meilenstein
Ein vertraglich festgelegter Punkt im Projekt, der vom Lenkungsausschuss validiert wird, um sicherzustellen, dass ein Ergebnis zu einem bestimmten Datum geliefert wird. Zwischen den Meilensteinen kann der/die Projektleiter:in den operativen Plan eigenständig steuern.

Gelegenheitsphase
Erste Phase des Projekts, in der das Interesse am Projekt und die Verfügbarkeit der Ressourcen durch eine Machbarkeitsstudie geprüft werden.

Planungsphase
Definiert das Projekt detailliert und dokumentiert dies im Rahmendokument, um das Projekt klar zu strukturieren.

Realisierungsphase
Fokus auf die Produktion der im Rahmendokument festgelegten Ergebnisse nach Abschluss der Planungsphase.

Abschlussphase
Die Ergebnisse der Realisierungsphase werden validiert, und das Projekt wird offiziell abgeschlossen.

Besprechungen im Projektmanagement

Lenkungsausschuss
Der Lenkungsausschuss vereint den Auftraggeber und die wichtigsten Entscheidungsträger des Projekts, um Warnungen bezüglich der QCD (Qualität, Kosten, Termine) und strategischer Themen zu behandeln. Er tritt in der Regel monatlich zusammen und ist spezifisch für jedes Projekt.

Projektbesprechungen
Projektbesprechungen gliedern sich in drei Typen: Start- und Abschlussbesprechungen, die zu Beginn und Ende eines Projekts stattfinden; regelmäßige Besprechungen wie Lenkungsausschüsse und Teamsitzungen; und Ad-hoc-Besprechungen zur Lösung operativer Probleme.

Kick-off-Meeting
Das Kick-off-Meeting markiert den offiziellen Start eines Projekts. Mindestens nehmen der Auftraggeber, die Projektleitung und das Projektteam teil, um das Rahmendokument zu besprechen.

Abschlussbesprechung
Die Abschlussbesprechung signalisiert das formelle Ende des Projekts und wird oft durch eine informelle Zusammenkunft ergänzt.

REX
Der REX dient dazu, erfolgreiche Praktiken und Herausforderungen zu analysieren, sowie laufende und zukünftige Projekte zu optimieren. Er wird sowohl während des Projekts als auch am Ende durchgeführt.

Zeitmanagement im Projektmanagement

Unvorhergesehenes
Ein unerwartetes Ereignis, das Eintreten und die Erreichung der QCD-Ziele des Projekts beeinflussen kann.

Fortschritt
Der Fortschritt beschreibt den aktuellen Stand der realisierten Aktivitäten und eingesetzten Ressourcen, der zur Aktualisierung des operativen Plans dient.

Kritischer Pfad
Die längste Abfolge von Aufgaben ohne Puffer, die die Mindestdauer des Projekts bestimmt.

Frist
Eine Frist beschreibt ein Zeitintervall, unabhängig von einem konkreten Start- oder Enddatum.

Glättung
Eine Methode zur Optimierung des Plans, bei der Arbeitsspitzen in ruhigere Phasen verlagert werden, ohne die Projektdauer zu ändern.

Freier Puffer
Ein Puffer, den eine Aufgabe nutzen kann, ohne andere Aufgaben zu beeinflussen.

Gesamtpuffer
Der Puffer, der einer Aufgabe zur Verfügung steht, ohne das Projektende zu verschieben; kritische Aufgaben haben keinen Gesamtpuffer.

Nivellierung
Eine Methode zur Optimierung, bei der die Gesamtdauer des Projekts verlängert wird, was eine Genehmigung erfordert.

Zeitpuffer
Eine dem gesamten Projekt zugewiesene Zeitreserve, die von Projektleiter:innen genutzt wird.

Ressourcen im Projektmanagement

Budget
Das Budget bezieht sich auf die Identifizierung, Bewertung und Überwachung aller im Projekt eingesetzten Ressourcen, unterteilt in Personal (interne Arbeitszeit, meist in FTE gemessen), Finanzen (externe Ausgaben) und Logistik (materielle Ressourcen des Unternehmens).

Arbeitsaufwand
Der Arbeitsaufwand misst das Arbeitsvolumen für eine Aktivität, normalerweise in "Mann-Tagen". Er unterscheidet sich von der Projektdauer, da z. B. 10 Mann-Tage an einem Tag oder über 10 Tage verteilt erbracht werden können.

Rückstellung
Dies ist der dem Projekt zugewiesene Ressourcenpuffer, dessen Nutzung der/die Projektleiter:in verantwortet.

Projektmanagement Zertifizierung  und Weiterbildung – wie wichtig sind sie wirklich? 

Viele Projektleiter:innen managen ihre Projekte auch ohne Zertifizierung erfolgreich, da sie durch eine Ausbildung oder Fortbildung im Projektmanagement und ihre bisherigen beruflichen Erfahrungen ihre Kompetenzen und Expertise entwickelt haben. Doch warum lohnt sich eine zusätzliche Zertifizierung dennoch?

Unternehmen zertifizieren ihre Projektleiter:innen, um diese zu professionalisieren, ihre Kompetenzen anzuerkennen und eine gemeinsame Projektkultur zu etablieren. Aber auch finanzielle Anreize, wie Förderungen, spielen eine Rolle.

Zertifizierungen für das Projektmanagement haben für Projektmanager:innen einen karrierefördernden Einfluss, denn sie bescheinigen ihnen eine qualitativ wertvolle Kompetenz im Projektmanagement. Sie verbessern dadurch nicht nur ihre Karrierechancen innerhalb des Unternehmens, sondern auch auf dem Arbeitsmarkt.

Zertifizierungen und Fortbildungen im Projektmanagement werden auch in Zukunft zunehmend an Bedeutung gewinnen, da sie sowohl den individuellen Karriereweg als auch die gesamtheitliche Unternehmensleistung positiv beeinflussen.

Gerade in Zukunft wird der Bedarf an besonders qualifizierten und zertifizierten Projektleiter:innen zunehmend steigen, was Fort- und Weiterbildungen wie auch Zertifizierungen zu einem Must-Have machen.  

Fazit

Egal ob Sie Neueinsteiger:in sind oder schon Erfahrung im Projektmanagement haben: Ihre Expertise im Projektmanagement sollte in jedem Fall weiterentwickelt werden, um mit den schnelllebigen und dynamischen Entwicklungen der Unternehmenswelt Schritt halten und in ihrem Unternehmen weiterhin erfolgsorientiert agieren zu können.

Dieser Blogbeitrag wurde auf Grundlage von Blogartikeln der Cegos Group übersetzt und adaptiert.

Geschrieben von

Cegos Integrata Team

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