Datenbeschaffung – Die Grundlage für eine fundierte Datenstrategie

Daten sind das Rohmaterial, aus dem wertvolle Einblicke und strategische Entscheidungen entstehen. Doch bevor sie genutzt werden können, müssen sie erfasst und organisiert werden. Die Datenbeschaffung umfasst alle Schritte, die notwendig sind, um die richtigen Datenquellen zu identifizieren, die benötigten Informationen zu sammeln und sie in einer Struktur abzulegen, die für die weitere Analyse geeignet ist. Eine durchdachte Datenbeschaffung legt somit das Fundament für jedes datengetriebene Unternehmen.

Warum ist die Datenbeschaffung so wichtig?

Eine effektive Datenstrategie beginnt mit der Definition klarer Ziele: Welche Geschäftsfragen sollen mit Daten beantwortet werden? Welche Entscheidungen werden von Daten beeinflusst? Darauf aufbauend werden konkrete Schritte definiert – von der Datenbeschaffung über die Qualitätssicherung bis hin zur Analyse. Die Strategie sollte flexibel genug sein, um sich an Veränderungen im Markt anzupassen und gleichzeitig eng mit der Geschäftsstrategie verknüpft werden, sodass Daten als echtes Kapital genutzt werden können.

Nutzen und Vorteile

Für das Unternehmen

Eine effektive Datenbeschaffung bringt wesentliche Vorteile:

Verbesserte Datenqualität: Durch eine gezielte Erfassung und Strukturierung steigt die Qualität der Daten und nur verlässliche Informationen werden in die Analysen einbezogen.
Höhere Effizienz: Eine klare Struktur und die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen reduzieren den Aufwand für die spätere Analyse und schaffen eine einheitliche Datenbasis.
Kostenersparnis: Durch die gezielte Beschaffung und Speicherung relevanter Daten können Unternehmen Speicherplatz und Ressourcen effizient nutzen.

Für die Mitarbeitenden

Auch für Mitarbeitende bietet eine strukturierte Datenbeschaffung viele Vorteile:

Einfacher Zugriff: Eine gut organisierte Datenstruktur ermöglicht es den Mitarbeitenden, schnell auf die benötigten Informationen zuzugreifen.
Effizientere Arbeitsabläufe: Mitarbeitende müssen weniger Zeit aufwenden, um relevante Daten zu finden und zu bereinigen.
Verlässliche Entscheidungsgrundlage: Durch konsistente und strukturierte Daten können fundierte Entscheidungen leichter getroffen werden.

Die Abschnitte der Datenbeschaffung

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Erfassung von Daten – Die Basis der Datenbeschaffung Strukturierung – Die Ordnung der Daten für effiziente Nutzung Datenintegration – Zusammenführung und Konsistenz der Daten Schulungen rund um Datenbeschaffung

Erfassung von Daten – Die Basis der Datenbeschaffung

Die Erfassung von Daten ist der erste praktische Schritt im Datenlebenszyklus. Sie stellt sicher, dass relevante Informationen gesammelt und für die weitere Verarbeitung und Analyse vorbereitet werden. Die Art und Weise, wie Daten erfasst werden, hängt von den vorhandenen Quellen und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Eine sorgfältige Datenerfassung schafft eine solide Grundlage und verhindert, dass wertvolle Informationen verloren gehen oder ungenutzt bleiben.

Worauf sollte man bei der Datenerfassung achten?

Die Datenerfassung muss gezielt und strukturiert erfolgen, um sowohl Zeit als auch Ressourcen effizient zu nutzen. Verschiedene Methoden und Tools können dabei helfen, Daten aus unterschiedlichen Quellen zu sammeln. Entscheidend ist, dass die erfassten Daten von hoher Qualität sind und den spezifischen Anforderungen entsprechen. Hier sind einige wichtige Aspekte und Technologien für die Datenerfassung:

Datenbanken: Datenbanken sind eine der zentralen Quellen für strukturierte Daten. Sie ermöglichen die Speicherung und Organisation großer Datenmengen und bieten schnellen Zugriff auf spezifische Informationen.
Dateibestände: Traditionelle Dateispeicher, wie Dokumentenordner oder Netzlaufwerke, enthalten oft wichtige Informationen. Diese müssen jedoch gut organisiert und regelmäßig aktualisiert werden, um ihre Relevanz zu behalten.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Ein DMS ermöglicht die zentrale Verwaltung von Dokumenten und sorgt dafür, dass Informationen leicht auffindbar und aktuell sind. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit großen Mengen an Textdokumenten arbeiten.
Optical Character Recognition (OCR): OCR-Technologien ermöglichen die Umwandlung von gedrucktem Text in digitale, durchsuchbare Daten. Das ist besonders nützlich, um Informationen aus gescannten Dokumenten und Papierdokumenten digital verfügbar zu machen.
Scraping: Web-Scraping ist eine Methode, um Daten von Websites zu extrahieren. Diese Methode ist besonders hilfreich, um öffentliche Dateien oder Marktinformationen zu sammeln. Sie muss jedoch im Einklang mit rechtlichen Bestimmungen eingesetzt werden.
Streaming: Echtzeit-Datenströme aus Sensoren, sozialen Medien oder anderen Quellen können kontinuierlich erfasst werden, was eine schnelle Reaktion auf aktuelle Entwicklungen ermöglicht.
APIs (Application Programming Interfaces): APIs bieten eine Schnittstelle, um Daten direkt von externen Diensten oder Anwendungen zu beziehen. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration von Drittanbieter-Daten in das eigene System.

Interne Daten

Interne Datenquellen stammen aus den verschiedenen Abteilungen und Systemen eines Unternehmens und bieten wertvolle Einblicke in interne Prozesse und Abläufe. Bei der Erfassung interner Daten sollte besonders auf Konsistenz und Aktualität geachtet werden, um eine verlässliche Entscheidungsgrundlage zu schaffen.

Vertrieb: Daten aus dem Vertrieb, wie Verkaufszahlen und Kundenkontakte, sind entscheidend, um Markttrends und Kundenbedürfnisse zu verstehen.
CRM (Customer Relationship Management): CRM-Daten bieten Einblicke in Kundenbeziehungen und -historien, die für gezielte Marketingmaßnahmen und besseren Kundenservice genutzt werden können.
Accounting: Finanzdaten aus dem Accounting liefern Informationen über Einnahmen, Ausgaben und finanzielle Gesundheit des Unternehmens.
Recht: Daten aus der Rechtsabteilung, z. B. zu Verträgen oder Compliance-Fragen, sind wichtig für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und das Risikomanagement.
Logistik: Logistikdaten helfen, Lieferketten und Bestände zu überwachen und zu optimieren, um Engpässe zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
Forschung & Entwicklung (R&D): Daten aus der Forschung und Entwicklung sind oft innovationsrelevant und ermöglichen Einblicke in zukünftige Produkte und Technologien.
Kommunikation: Interne Kommunikationsdaten unterstützen dabei, die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern und die Effizienz in Projekten zu steigern.

Externe Daten

Externe Datenquellen stammen von außerhalb des Unternehmens und bieten oft ergänzende Informationen, die das Verständnis von Markt, Wettbewerb und Kundenbedürfnissen erweitern. Die Erfassung externer Daten erfordert Sorgfalt, um relevante und verlässliche Quellen auszuwählen.

Nachrichten: Aktuelle Nachrichten aus der Branche können Trends und Veränderungen aufzeigen, die für strategische Entscheidungen wichtig sind.
Social Media: Social-Media-Daten bieten Einblicke in das Kundenverhalten und die öffentliche Meinung, können jedoch schwer zu strukturieren sein.
Drittanbieter: Daten von Drittanbietern, wie Marktanalysen oder Studien, bieten oft wertvolle zusätzliche Informationen, die ein vollständiges Bild der Marktlage ermöglichen.
Services und Reports: Externe Berichte und Services, z. B. Branchenreports, liefern verlässliche Daten und Analysen, die auf Untersuchungen basieren.
Websites und Newsfeeds: Informationen von Websites und Nachrichtenfeeds helfen, relevante Informationen in Echtzeit zu sammeln und aktuelle Marktveränderungen schnell zu erkennen.

Die Erfassung von Daten – sowohl aus internen als auch aus externen Quellen – ist ein entscheidender Schritt, um eine verlässliche Datenbasis für Analysen und Entscheidungen zu schaffen. Unternehmen, die gezielt und strukturiert Daten erfassen, profitieren von tieferen Einblicken und fundierten Entscheidungsgrundlagen. Eine durchdachte Datenerfassung minimiert eine Datenredundanz, spart Ressourcen und legt das Fundament für eine erfolgreiche Datenstrategie.

Strukturierung – Die Ordnung der Daten für effiziente Nutzung

Die Erfassung von Daten ist nur der erste Schritt – um wirklich nützlich zu sein, müssen die Daten gut strukturiert werden. Die Strukturierung sorgt dafür, dass Daten nicht nur gesammelt, sondern auch in einer einheitlichen, leicht zugänglichen Form abgelegt werden. Ohne eine klare Struktur würden Datenbanken und Datenspeicher schnell unübersichtlich und unbrauchbar werden, was den Arbeitsaufwand für die Analyse und Nutzung erhöht. Strukturierte Daten sind somit die Grundlage für effiziente Arbeitsprozesse und verlässliche Entscheidungen.

Worauf sollte man bei der Strukturierung achten?

Eine effektive Strukturierung von Daten erfordert klare Standards und regelmäßige Wartung. Es ist wichtig, Daten nicht nur einmal zu strukturieren, sondern auch über ihre gesamte Lebensdauer hinweg zu pflegen und zu aktualisieren. Hier sind einige entscheidende Aspekte der Strukturierung:

Administration

Eine gute Datenstruktur braucht klare Zuständigkeiten. Die Administration stellt sicher, dass Daten korrekt eingegeben und gepflegt werden. Administrator:innen überwachen die Datenstruktur und stellen sicher, dass die Daten vollständig und korrekt sind.

Wartung

Daten unterliegen ständiger Veränderung. Regelmäßige Wartung ist erforderlich, um veraltete, fehlerhafte oder doppelte Daten zu entfernen und neue Daten korrekt zu integrieren. Ein kontinuierlicher Wartungsprozess sichert die Qualität der Daten und sorgt für eine zuverlässige Datenbasis.

Versionierung

Daten, die sich über die Zeit verändern, wie Dokumente oder Berichte, müssen versioniert werden. Die Versionierung stellt sicher, dass frühere Versionen erhalten bleiben und nachvollziehbar ist, zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang Daten geändert wurden. So wird auch die Konsistenz und Nachvollziehbarkeit in Entscheidungsprozessen gewährleistet.

Speicherung

Die Speicherung von Daten sollte strukturiert und sicher erfolgen. Daten müssen so gespeichert werden, dass sie leicht auffindbar, aber auch vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die Wahl eines geeigneten Speichersystems und die Definition von Zugriffsrechten sind dabei essenziell. Eine gute Speicherung verhindert Datenverluste und schützt sensible Informationen.

Nutzen und Vorteile

Für das Unternehmen

Eine gut durchdachte Datenstruktur bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile:

Effiziente Datenverwaltung: Durch eine klare Struktur können Daten schneller gefunden und genutzt werden, was Zeit und Ressourcen spart.
Erhöhte Datenqualität: Eine strukturierte und gepflegte Datenbasis erhöht die Zuverlässigkeit der Informationen und minimiert das Risiko von Fehlern.
Verbesserte Zusammenarbeit: Mitarbeiter:innen können auf konsistente Daten zugreifen und erhalten dadurch eine einheitliche Grundlage für Entscheidungen und Analysen.

Für die Mitarbeitenden

Auch für die Mitarbeitenden hat eine strukturierte Datenbasis viele Vorteile

Schneller Zugriff: Eine gute Datenstruktur erleichtert den schnellen Zugriff auf relevante Informationen, wodurch die Effizienz im Arbeitsalltag gesteigert wird.
Weniger Suchaufwand: Strukturierte Daten ermöglichen es den Mitarbeitenden, benötigte Informationen ohne zeitintensive Suchprozesse zu finden.
Zuverlässige Entscheidungsgrundlage: Durch eine gut gepflegte Datenstruktur können Mitarbeitende sicher sein, dass die verwendeten Daten aktuell und korrekt sind, was zu besseren Entscheidungen führt.

Die Strukturierung von Daten ist eine grundlegende Voraussetzung, um Daten effizient und zielgerichtet zu nutzen. Ein gut strukturiertes Datensystem ermöglicht es dem Unternehmen, Daten schnell zu finden, sie sicher zu speichern und ihre Qualität langfristig zu sichern. Für Mitarbeiter:innen bedeutet eine strukturierte Datenbasis weniger Suchaufwand, zuverlässige Informationen und eine solide Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Datenintegration – Zusammenführung und Konsistenz der Daten

Die Datenintegration ist der Prozess, bei dem Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden, um ein einheitliches und vollständiges Bild zu schaffen. In modernen Unternehmen stammen Daten oft aus einer Vielzahl von Systemen – CRM, ERP, Social Media, externen Datenbanken und mehr. Damit alle relevanten Informationen für Analysen und Entscheidungen zur Verfügung stehen, müssen diese Datenquellen harmonisiert und integriert werden. Eine erfolgreiche Datenintegration sorgt dafür, dass die Informationen konsistent, aktuell und leicht zugänglich sind.

Warum ist Datenintegration wichtig?

Ohne eine durchdachte Integration bleiben Daten oft in Silos, also isolierten Speichern, die voneinander getrennt sind. Dies erschwert eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen und kann dazu führen, dass wichtige Informationen übersehen werden. Durch die Datenintegration wird sichergestellt, dass alle Daten in einem gemeinsamen System zusammenfließen, sodass das Unternehmen umfassende und konsistente Einblicke erhält.

Worauf sollte man bei der Datenintegration achten?

Eine erfolgreiche Datenintegration ist komplex und erfordert klare Strategien und Technologien. Hier sind einige der wichtigsten Punkte:

Datenkonsistenz

Datenkonsistenz bedeutet, dass die Daten über alle Quellen hinweg übereinstimmen und keine Widersprüche aufweisen. Unterschiedliche Schreibweisen oder doppelte Datensätze können zu Fehlern in den Analysen führen. Die Sicherstellung der Konsistenz ist daher entscheidend, um die Datenqualität zu wahren.

Datenabgleich und -bereinigung

Bevor Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden, sollten sie bereinigt werden, um Duplikate oder fehlerhafte Einträge zu entfernen. Ein systematischer Abgleich der Daten sorgt dafür, dass nur korrekte und relevante Informationen in das integrierte System gelangen.

Kompatibilität der Systeme

Oft kommen verschiedene Formate und Systeme zum Einsatz. Eine gute Datenintegrationsstrategie stellt sicher, dass alle Systeme und Datenformate kompatibel sind, z. B. durch Konvertierungen oder Schnittstellen (APIs), die eine reibungslose Datenübertragung ermöglichen.

Echtzeit-Integration

In einigen Fällen ist es wichtig, dass Daten in Echtzeit aktualisiert werden, etwa bei Beständen, Kundeninformationen oder Marktdaten. Eine Echtzeit-Integration ermöglicht schnelle Reaktionen auf Veränderungen und trägt zur Agilität des Unternehmens bei.

Datensicherheit

Bei der Integration ist es wichtig, dass der Datenschutz gewahrt bleibt und sensible Daten geschützt werden. Zugriffsrechte und Verschlüsselungstechniken stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf die integrierten Daten zugreifen können.

Nutzen und Vorteile

Für das Unternehmen

Eine erfolgreiche Datenintegration bietet dem Unternehmen vielfältige Vorteile:

Ganzheitliche Einblicke: Durch die Zusammenführung aller Datenquellen können Unternehmen eine umfassendere Sicht auf ihre Aktivitäten und Märkte erhalten.
Bessere Entscheidungsgrundlage: Integrierte und konsistente Daten ermöglichen es, fundiertere Entscheidungen zu treffen, da sie auf einem vollständigen Datensatz basieren.
Effizientere Prozesse: Durch die Integration entfallen doppelte Datenspeicher und manuelle Abgleiche, was Zeit und Kosten spart.

Für die Mitarbeitenden

Auch für Mitarbeiter:innen hat die Datenintegration viele positive Effekte

Einheitliche Datenbasis: Eine zentrale, konsistente Datenbasis erleichtert den Zugang zu relevanten Informationen und vermeidet Widersprüche in der Datenlage.
Weniger manuelle Arbeit: Durch automatisierte Integrationsprozesse sparen Mitarbeiter:innen Zeit und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Verbesserte Zusammenarbeit: Mit einer einheitlichen Datenbasis können Teams bereichsübergreifend besser zusammenarbeiten und sich auf eine gemeinsame Informationsquelle stützen.

Die Datenintegration ist ein zentraler Baustein einer erfolgreichen Datenstrategie. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Informationen in einem konsistenten, leicht zugänglichen Format zur Verfügung stehen, wodurch fundierte Entscheidungen und eine agile Unternehmensführung ermöglicht werden. Für Unternehmen und Mitarbeiter:innen bedeutet eine erfolgreiche Datenintegration weniger Aufwand, bessere Entscheidungsgrundlagen und eine stärkere Zusammenarbeit – die Basis für nachhaltigen Erfolg.